Ein Programm statt fünf Abos.
Rechnungen, Kunden, E-Mail, Kalender und Dokumente – sonst mehrere Programme, die nichts voneinander wissen. Bei VANILLA ist alles in einem, und alles hört auf Ihre Stimme.
Angebote & Rechnungen
Schreiben, verschicken, stornieren und korrigieren – GoBD-gerecht, als E-Rechnung (XRechnung / ZUGFeRD) und mit Export für Steuerberater und DATEV.
E-Mail & Kalender
Posteingang sortieren, Wichtiges zusammenfassen, Antworten vorbereiten. Termine, Erinnerungen, Aufgaben und Notizen. Gmail und IMAP-Postfächer wie GMX, web.de, IONOS oder Strato.
Kunden & CRM
VANILLA merkt sich Ihre Kunden und was Sie ihm sagen. Zahlungserinnerungen an säumige Kunden auf Knopfdruck.
Sprache & Gedächtnis
Natürlich sprechen oder tippen. VANILLA antwortet, fragt nach, wenn etwas unklar ist, und holt sich bei wichtigen Schritten Ihr Okay.
Dokumente & Websuche
Dokumente lesen und schreiben, im Internet recherchieren, Ihre Daten sichern. Briefings auf Zuruf: „Wie steht mein Geld?“
Programme & Bildschirm
Programme öffnen, Fenster wechseln, drucken und Medien steuern. Ab Business Pro liest VANILLA auch Ihren Bildschirm und scannt Belege mit der Kamera.
Was braucht mein Rechner?
Windows 11 (oder Windows 10 22H2), 64 Bit · Prozessor mit mindestens 4 Kernen (z. B. Intel Core i5 ab 8. Generation, AMD Ryzen 5) · mindestens 8 GB Arbeitsspeicher, besser 16 GB · 5 GB freier Platz auf einer SSD · Mikrofon und Lautsprecher, in lauten Räumen ein Headset. Mac und Linux werden nicht unterstützt. Kein eigenes Google-Konto, kein Server – wir richten alles für Sie ein. Ob Ihr Rechner passt, prüfen wir gern in der kostenlosen Vorführung.
Welche Internetleitung brauche ich?
Eine stabile, dauerhafte Verbindung: mindestens 16 Mbit/s im Download und 2 Mbit/s im Upload, ab 4 Arbeitsplätzen mindestens 5 Mbit/s Upload. Am besten per Kabel oder gutem WLAN; Mobilfunk-Hotspots sind nicht geeignet. Sprache und KI laufen über Google Gemini, und die Lizenz wird regelmäßig geprüft. Ihre Geschäftsdaten – Kunden, Rechnungen, E-Mails, Dokumente – liegen trotzdem auf Ihrem Rechner, nicht bei uns.
Welche E-Mail-Postfächer gehen?
Gmail und jedes Postfach, das IMAP/SMTP mit Passwort erlaubt: GMX, web.de, T-Online, IONOS, Strato, Posteo, mailbox.org, iCloud u. a. Outlook.com und Microsoft 365 werden derzeit nicht unterstützt, weil Microsoft dort die Anmeldung per Passwort abgeschaltet hat. Bitte vor dem Auftrag ansprechen.
Behalte ich die Kontrolle?
Ja. Wichtige Schritte – etwa eine Rechnung verschicken oder eine Mahnung senden – legt VANILLA Ihnen auf Wunsch vorher zur Freigabe vor. Einzelne Bereiche lassen sich abschalten. Ernste Störungen meldet VANILLA uns von selbst, oft bevor Sie es merken.
Was ist ein „Befehl“?
Ein Auftrag an VANILLA samt Antwort. Je Arbeitsplatz sind 1.500 Befehle im Monat enthalten (Enterprise 2.000). Was VANILLA selbst erledigt – Rechnungen verschicken, mahnen, nachfassen – zählt nicht mit. Bei 80 % und bei 100 % bekommen Sie einen Hinweis; darüber 0,10 € je Befehl.
Kann ich später das Paket wechseln?
Ja, ins größere Paket jederzeit zum nächsten Monat. Ihre Daten und Einstellungen bleiben erhalten.
Wie lange läuft der Vertrag?
12 Monate, danach verlängert er sich automatisch um 12 Monate; kündigen können Sie bis einen Monat vor Ende. Ohne lange Bindung: 3 Monate Laufzeit mit 20 % Aufschlag. Alle Einzelheiten stehen in unseren AGB, die Sie mit dem Angebot erhalten.
Können auch Privatpersonen VANILLA kaufen?
Nein. Unser Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmer – Selbstständige, Freiberufler und Betriebe.
So nimmt VANILLA Ihnen Arbeit ab.
Vier typische Momente aus dem Büroalltag – jeweils mit einem Satz erledigt.
Klare Pakete. Keine Überraschungen.
Eine Bürokraft auf Minijob-Basis kostet einen Arbeitgeber rund 800 € im Monat. VANILLA Business kostet 390 € – und ist jeden Tag da. Überzeugen Sie sich vorher in einer kostenlosen Live-Vorführung.
Einrichtung 890 € aus der Ferne oder 1.490 € vor Ort
- Für Selbstständige: das ganze Büro auf Zuruf
- Angebote, Rechnungen, E-Rechnung, DATEV-Export
- Kunden, E-Mail und Kalender per Sprache
- 1.500 Befehle pro Monat · Support-Antwort in 2 Werktagen
Einrichtung 1.900 € aus der Ferne oder 2.900 € vor Ort
- Alles aus Business
- Autopilot mit vollem Mahnwesen
- Firmenwissen: Ihre Preise, Zeiten, AGB und Abläufe
- Bildschirm lesen, Belege mit der Kamera scannen
- Support-Antwort am nächsten Werktag
Einrichtung ab 3.900 € aus der Ferne oder ab 6.900 € vor Ort
- Alles aus Business Pro
- Zeiterfassung für jeden Platz
- Lückenloses Protokoll, Monatsbericht, Wettbewerbsbeobachtung
- 2.000 Befehle pro Monat und Platz · Support am selben Werktag
Alle Preise netto zzgl. 19 % USt. Angebot nur für Unternehmer. Vollständige Preisliste als PDF
VANILLA passt zu Ihrem Betrieb.
Für Selbstständige, Freiberufler und kleine Betriebe, die weniger Zeit am Schreibtisch verbringen wollen. Unser Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmer.
Für Agenturen & Kreative
Angebote schreiben, Projekte abrechnen, Kundenmails beantworten und nebenbei recherchieren – während Sie an der eigentlichen Arbeit bleiben.
Für Selbstständige
Rechnungen, E-Mails und Termine per Zuruf – auch wenn Sie gerade die Hände voll haben. Das ganze Büro in einem Programm.
Für kleine Teams
Bis zu 9 Arbeitsplätze. Der Autopilot mahnt, verschickt und fasst nach, und VANILLA kennt Ihre Preise, Zeiten und Abläufe.
Für Betriebe ab 10 Plätzen
Zeiterfassung für jeden Platz, lückenloses Protokoll, Monatsbericht und Technik-Befehle für Ihre IT – auf Sie zugeschnitten.
Lernen Sie VANILLA kennen.
30 Minuten, kostenlos und unverbindlich. Wir zeigen Ihnen VANILLA live, sprechen über Ihre Abläufe und sagen ehrlich, was VANILLA für Sie tun kann.
„Was ist heute in meinem Postfach wichtig – und wann ist mein nächster Termin?“
„Schreib Müller ein Angebot über die Wartung und schick es ihm als PDF.“
„Wie steht mein Geld diesen Monat? Wer hat noch nicht bezahlt?“
Lassen Sie uns über Ihr Büro sprechen.
Diese Betriebe arbeiten mit VANILLA.
Echte Kunden, die uns erlaubt haben, ihren Namen zu zeigen.